Vous êtes un avocat, un notaire ou un huissier de justice et vous souhaitez externaliser votre secrétariat juridique ? Vous avez besoin d’un logiciel de secrétariat juridique pour gérer votre cabinet ? Nous allons voir ensemble quels sont les critères à prendre en compte pour choisir le logiciel de secrétariat juridique qui vous correspond.
Les différents types de logiciels de secrétariat juridique
Le secrétariat juridique est une activité qui consiste à assurer la gestion des dossiers et courriers liés à l’activité de professionnel du droit.
Le logiciel de secrétariat juridique est un outil informatique permettant au professionnel du droit de gérer les dossiers et courriers, mais aussi de simplifier la gestion des différents actes liés à son activité.
Il existe différents types de logiciels de secrétariat juridique :
- Les solutions intégrées (ou full web)
- Les applications mobiles
Comment choisir un logiciel de secrétariat juridique adapté à vos besoins ?
Le secrétariat juridique est une étape incontournable dans la gestion de votre entreprise.
Il permet notamment de gérer les différents types de documents qui sont liés à l’activité de votre entreprise (factures, bons de commande, bulletins de paie, etc.) et d’en assurer le suivi.
Il est important de choisir un logiciel spécialement conçu pour ce type d’activité afin que vos collaborateurs puissent travailler plus rapidement et plus efficacement.
L’utilisation d’un logiciel spécialisé garantit également une meilleure organisation et un gain de temps considérable. Un bon logiciel permet notamment :
- De regrouper tous les documents nécessaires au traitement des formalités administratives
- D’optimiser la gestion des démarches en automatisant certaines étapes
- De faciliter le travail des collaborateurs en permettant aux utilisateurs d’accéder à toute information utile
Les fonctionnalités proposées par les logiciels de secrétariat juridique
Pour gérer les dossiers, il est important de disposer d’un logiciel de secrétariat juridique qui offre une gestion des dossiers. Grâce à ce type de logiciel, vous pourrez facilement garder le suivi des différents documents relatifs à votre activité. En plus de la gestion du dossier, le logiciel doit proposer un système complet et efficace permettant de réaliser et classer les actes courants.
Vous avez besoin d’un outil électronique qui puisse vous aider à organiser vos données sans avoir recours aux papiers ni faire appel à un prestataire externe.
Les fonctionnalités proposées par les logiciels doivent pouvoir répondre aux besoins des utilisateurs qu’ils soient professionnels ou particuliers.
- Gestion complète du dossier
- Gestion des actes courants
La gestion des dossiers par un logiciel de secrétariat juridique
Les sociétés de secrétariat juridique sont nombreuses, mais ne fonctionnent pas toutes de la même manière. En effet, les services proposés varient d’une société à l’autre et cela peut avoir un impact sur le choix du partenaire idéal. Pour vous aider à vous y retrouver dans ce marché concurrentiel, LegalVision a décidé de dresser une liste des différents types de prestations que l’on peut trouver sur le marché. Vous pouvez ainsi choisir la solution qui correspond le plus à votre besoin et votre budget en toute connaissance de cause. Les prestations offertes par les sociétés de secrétariat juridique La gestion administrative des dossiers Lorsque l’on souhaite faire appel à une agence spécialisée dans la gestion administrative des dossiers, il existe trois options :
Le service simple : cette formule inclut généralement la rédaction des courriers et lettres selon vos directives, la numérisation et l’archivage de vos documents.
Le service complet : cette formule comprend également la saisie comptable ou encore le suivi administratif au jour le jour.
Le service externalisé : il s’agit ici du partenaire idéal pour les professionnels qui pratiquent beaucoup d’actes simples.
La prise de rendez-vous et la gestion du calendrier par un logiciel de secrétariat juridique
De nos jours, les services de secrétariat juridique sont disponibles en ligne. Pour prendre un rendez-vous avec un avocat ou pour réserver une salle d’audience, il est possible de le faire depuis votre bureau ou même depuis votre téléphone portable. Les services de secrétariat juridique permettent de gagner du temps et des économies considérables. Ils vous aident à organiser votre agenda et à être plus efficace. Ces sociétés offrent aussi la possibilité de fixer des rendez-vous avec différents professionnels du droit : avocats, huissiers, notaires. La gestion du calendrier par un logiciel de secrétariat juridique permet d’avoir une vision globale sur son activité et d’optimiser son emploi du temps. Il est possible depuis ce type de logiciel de programmer des alertes qui vous préviennent lorsqu’un dossier arrive à échéance ou lorsque vous recevez un courrier recommandé (notamment après le dépôt d’une requête). Le suivi des dates importantes est simplifié grâce au planning intégré qui permet l’affichage simultanée des plannings des différents acteurs concernés par le dossier (par exemple, le client, le tribunal, l’huissier…). La gestion du calendrier par un logiciel de secrétariat juridique facilite la planification et la tenue des plannings.
La gestion des contacts et des correspondances par un logiciel de secrétariat juridique
Les entreprises doivent souvent gérer de nombreux dossiers juridiques.
Il est donc important de mettre en place des outils informatiques permettant de suivre la gestion et le traitement des correspondances. Cela permet notamment d’assurer un suivi efficace des contacts et de gagner du temps, ce qui est important pour les professionnels qui ont beaucoup de travail.
Les logiciels sont aujourd’hui nombreux sur le marché, mais comment faire son choix ? Lorsqu’il s’agit de logiciel de gestion et de secrétariat juridique, il faut être conscient que ces outils ne sont pas tous identiques. Certains sont plus pratiques que d’autres par exemple. Cependant, ils répondent aux besoins communs des professionnels du droit (avocats, notaires etc.) :
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- La gestion des contacts
- La gestion documentaire
- L’archivage numérique
L’archivage et la recherche de documents par un logiciel de secrétariat juridique
Les documents juridiques constituent une source de preuve importante pour les entreprises et les particuliers.
Les professionnels du droit ont d’ailleurs l’obligation de conserver certains documents pendant longtemps, comme les attestations fiscales ou les déclarations de TVA. Cependant, l’archivage des documents peut être chronophage et laborieux.
Il existe aujourd’hui des logiciels de gestion électronique de documents (GED) qui permettent d’archiver et d’accéder facilement aux informations contenues dans ces papiers.
Les avantages des logiciels de GED sont nombreux :
- La possibilité de créer des métadonnées personnalisables
- La conservation automatique des documents
- La recherche par mot-clé
- L’intégration avec Outlook
Les différents tarifs pratiqués par les éditeurs de logiciels de secrétariat juridique
Les éditeurs de logiciels de secrétariat juridique proposent différents tarifs, en fonction du nombre d’utilisateurs. Selon le type de logiciel, les tarifs peuvent varier entre 500€ et 5 000€ pour une licence annuelle.
Il faut savoir que ces logiciels sont souvent vendus avec des options supplémentaires, telles que la mise à disposition d’un service clientèle ou d’une formation.
Les éditeurs de logiciels de secrétariat juridique appliquent généralement un tarif dégressif en fonction du nombre d’utilisateurs (licence annuelle par utilisateur). Certains éditeurs offrent une remise sur le prix unitaire en cas d’achat groupé.
Les éditeurs qui pratiquent des prix particulièrement bas sont souvent ceux dont les solutions ne sont pas abouties, car ils proposent un produit sans réelle valeur ajoutée et auquel il sera facile pour l’utilisateur de se former par lui-même.
Le choix du prestataire est déterminant pour le succès de votre projet. Choisir un prestataire expérimenté peut être très avantageux, car il connaît bien son secteur et saura vous orienter vers la solution adéquate en fonction des besoins spécifiques liés à votre activité professionnelle.
- La qualité du service
- La disponibilité
Le logiciel de secrétariat juridique est un outil indispensable pour les métiers du droit et de la justice. Il vous permet d’être plus efficace dans votre travail.